U smislu mehanizama zbirne nabave ZJN 2016 uvodi novosti na način da osim okvirnog sporazuma kao uvriježenog okvira za zajedničku nabavu definira i novi reformirani mehanizam – dinamički sustav nabave (u daljnjem tekstu: DSN).
DSN je nastao kao reakcija na nedostatke okvirnih sporazuma koji su se pojavili u praksi i to iz razloga što sklapanje okvirnog sporazuma na duži period zatvara tržište određene vrste robe, radova ili usluga na samo određeni broj subjekata (često i samo jednog) s kojima je okvirni sporazum sklopljen. Na taj način onemogućava se pristup okvirnom sporazumu onim subjektima koji naknadno uđu na tržište. Ujedno, okvirni sporazum prilično je nefleksibilan obzirom da onemogućuje prilagođavanje predmeta nabave i kriterija odabira svakoj konkretnoj zasebnoj nabavi (točne specifikacije predmeta nabave unaprijed su jasno određene).
Kako bi se ublažili ovi nedostaci uvedene su znatnije novine u dosadašnji pojam DSN-a čime je stvoren moderni mehanizam zbirne nabave koji se može nazvati i tzv. živim okvirnim sporazumom.
Radi se o sustavu koji se uspostavlja i vodi kao potpuno elektronički proces, a koristi se za nabavu uobičajenih predmeta nabave koji su opće dostupni na tržištu te je otvoren svim gospodarskim subjektima koji ispunjavaju kriterije za kvalitativni odabir tijekom cijelog razdoblja njegova trajanja. Laički rečeno; dinamički sustav nabave predstavlja stvaranje liste sposobnih ponuditelja koja se za čitavo vrijeme trajanja DSN-a upotpunjava novim ponuditeljima.
Postupak se odvija u dvije faze, a na njega se podredno primjenjuju pravila ograničenog postupka nabave.
U prvoj fazi naručitelj objavljuje dokumentaciju o nabavi u kojoj su sadržane upute zainteresiranim subjektima za podnošenje zahtjeva za sudjelovanje u DSN-u. Dokumentacija sadrži informacije o procijenjenoj količini predviđenih zasebnih nabava, procijenjenu vrijednost nabave, uvjete za odabir gospodarskih subjekata, sadržaj i način izrade zahtjeva za sudjelovanje i sl. Dokumentacija o nabavi koja se objavljuje u prvoj fazi ne sadrži podatke o količini predmeta nabave, troškovnike niti treba sadržavati detaljne tehničke specifikacije predmeta nabave.
Zainteresirani subjekti dostavljaju zahtjeve za sudjelovanje u dinamičkom sustavu a naručitelj nakon isteka roka ocjenjuje dostavljene zahtjeve za sudjelovanje i utvrđuje listu subjekata kojima dozvoljava pristup dinamičkom sustavu nabave.
Naručitelj je dužan dokumentaciju o nabavi učiniti dostupnom tijekom čitavog razdoblja trajanja dinamičkog sustava nabave tako da svaki zainteresirani gospodarski subjekt može dostaviti zahtjev za sudjelovanje i naknadno tijekom čitavog razdoblja trajanja DSN-a, a naručitelj je dužan ocijeniti zahtjev. Tako ponuditelji koji zbog nekih formalnih nedostataka (formalnih nedostataka u izradi same ponude) nisu odmah dokazali sposobnost neće trajno izgubiti mogućnost sudjelovanja u nekom postupku, već će zahtjev da ih se utvrdi sposobnim ponuditeljima moći podnijeti tijekom čitavog razdoblja trajanja DSN-a.
U drugoj fazi dinamičkog sustava nabave naručitelj istodobno elektroničkim putem dostavlja svim subjektima kojima je dozvoljen pristup DSN-u zahtjeve za dostavu ponuda s troškovnicima i definiranim kriterijima za odabir ponude. Nakon isteka roka za dostavu ponuda, ponude se pregledavaju i ocjenjuju te naručitelj donosi odluku o odabiru ponuditelja koji je podnio najpovoljniju ponudu i s njim sklapa ugovor.
DSN je pogodan za uobičajene predmete nabave (tzv. of-the-shelf predmete nabave), tj. one koji se mogu unaprijed jasno definirati i specificirati, odnosno predmete nabave koji se često ponavljaju i periodički nabavljaju.
Iako se u RH do danas vrlo rijetko koristi DSN, inozemna iskustva pokazuju širok raspon predmeta nabave u kojima je uspostavljen DSN: usluge prevođenja, usluge smještaja, usluge čišćenja, tiskarske usluge, usluge vještačenja računala i računalna oprema, namještaj, laboratorijska oprema, automobili, socijalne usluge, električna energija, plin, gorivo, hrana i piće i sl.
Korištenje DSN-a umjesto korištenja okvirnog sporazuma pogodno za situacije u kojima postoji velik broj subjekata na tržištu, ali i tamo gdje trenutno ne postoji velik broj subjekata ali postoji prostor za jačanje konkurencije na tržištu kao i u situacijama gdje nema velikih barijera za ulazak subjekata na tržište (npr. gdje ne postoji dugotrajan i težak postupak kvalifikacije za ulazak na tržište).
Veći broj ponuditelja koji imaju mogućnost pristupiti sustavu omogućava postizanje niže cijene odnosno većih ušteda. Isto tako, za razliku od okvirnog sporazuma razdoblje na koje se uspostavlja DSN može se naknadno promijeniti (skratiti ili produljiti) bez potrebe za posebnim obrazloženjima, a ponuditelji ne moraju svaki puta iznova dokazivati sposobnost odnosno nepostojanje osnova za isključenje.