Sukladno Zakonu o javnoj nabavi naručitelj može od gospodarskog subjekta zahtijevati dostavu jamstva za ozbiljnost ponude koje se naplaćuje u slučaju odustajanja ponuditelja od svoje ponude u roku njezine valjanosti, nedostavljanja ažuriranih popratnih dokumenata sukladno članku 263. ZJN 2016, neprihvaćanja ispravka računske greške, odbijanja potpisivanja ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma ili nedostavljanja jamstva za uredno ispunjenje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma.
Zakonom je ujedno propisano da je naručitelj obvezan u dokumentaciji o nabavi odrediti vrstu, sredstvo i uvjete jamstava, s time da ne može odrediti isključivo novčani polog kao jamstvo, međutim neovisno o sredstvu jamstva koje je javni naručitelj odredio, gospodarski subjekt može dati novčani polog u traženom iznosu.
Davanje novčanog pologa kao jamstva uvijek je dakle na dispoziciju samog ponuditelja, odnosno ponuditelj uvijek može umjesto traženog jamstva uplatiti novčani polog. Dokaz o uplati novčanog pologa ponuditelj je dužan dostaviti u ponudi.
U praksi uplate pologa kao jamstva za ozbiljnost ponude sve se češće javljaju. U tom smislu iskristalizirala su se i pojedina stajališta Državne komisije za kontrolu postupaka javne nabave (u daljnjem tekstu: DKOM) vezano za uplatu novčanih pologa kao jamstva za ozbiljnost ponude.
Tako je iz obrazloženja rješenja DKOM-a KLASA: UP/II-034-02/18-01/691 od 29. ožujka 2019. godine vidljivo da žalitelj u žalbenom navodi ističe je odabrani ponuditelj dostavio dokaz o uplati novčanog pologa na ime jamstva za ozbiljnost ponude na dan 5. srpnja 2018. godine te žalitelj smatra da je upitno je li odabrani ponuditelj uplatio jamstvo u zakonskom roku odnosno je li novac zaista bio na računu naručitelja u trenutku otvaranja ponuda budući da je javno otvaranje ponuda započelo 5. srpnja 2018. godine u 10,30 sati. Žalitelj navodi da u dostavljenom nalogu nije navedeno vrijeme zadavanja odnosno izvršenja naloga te da nije moguće utvrditi je li nalog zadan prije ili poslije javnog otvaranja. Žalitelj također navodi da čak i da je nalog zadan prije javnog otvaranja, budući da je zadan u banci različitoj od banke naručitelja, nije moguće da je taj iznos bio na računu naručitelja u trenutku otvaranja. Žalitelj tvrdi da je ponuditelj mogao neposredno nakon otvaranja ponuda stornirati nalog za plaćanje.
DKOM navodi da je utvrdio da je u ponudi odabranog ponuditelja nalog o izvršenoj uplati jamstva s navedenim datumom izvršenja 5. srpnja 2018. godine, a za koji je uvidom u EOJN RH utvrđeno da je vrijeme učitavanja tog dokumenta 5. srpnja 2018. u 9:55 sati (rok za dostavu ponuda bio je 5. srpnja 2018. u 10:30 sati). DKOM ističe da je utvrđeno da je predmetno jamstvo naručitelju pristiglo prije krajnjeg roka za dostavu ponuda a iz samog naloga je vidljivo da je kao datum izvršenja naveden 5. srpnja 2018. godine , a što je uzimajući u obzir činjenicu da je isti zaprimljen istog dna kod naručitelja, dovoljno pouzdan podatak o činjenici da je nalog zadan prije isteka krajnjeg roka za dostavu ponuda. DKOM navodi da žalitelj nije dokazao svoje tvrdnje da je odabrani ponuditelj stornirao svoj nalog nakon otvaranja ponuda.
Vrlo slično je proizlazi i iz obrazloženja rješenja DKOM-a KLASA: UP/II-034-02/15-01/687 od 9. rujna 2015. godine. U predmetnom postupkuodabrani ponuditelj je dostavio dokaz o uplati novčanog pologa na ime jamstva za ozbiljnost ponude u obliku dokumenta s podacima o tome da je nalog zadana 27. srpnja 2015. u 18,45 sati da pritom je kao datum izvršenja naveden 28. srpnja 2018. (datum otvaranja ponuda). DKOM navodi da je naručitelj ispravno postupio kada je ponudu odabranog ponuditelja ocijenio valjanom jer je iznos jamstva uplaćen na njegov račun 28. srpnja 2015 godine čime je ispunjena svrha koja se propisivanjem odredbi o jamstvu za ozbiljnost ponude u ZJN htjela postići.
Nadalje, obzirom da se dokaz o uplati novčanog pologa u svrhu jamstva za ozbiljnost ponuda dostavlja u samoj ponudi vrlo su česte situacije kada se dostave pojedini dokumenti a iz njih nije vidljivo da se radi o jamstvu. Tako je primjerice DKOM u rješenju KLASA: UP/II-034-02/19-01/62 od 28. veljače 2019. godine ocijenio da je naručitelj pravilno postupio kada je odbio ponudu ponuditelja koji je u ponudi dostavio dokument iz kojeg je vidljiv memorandum jedne financijske institucije te je vidljivo da je ponuditelj nešto uplatio na račun naručitelja ali se na tom dokumentu ne vidi plaćeni iznos, ne vidi se vrijeme odnosno datum uplate niti plaćeni iznos.
Naručitelji posebnu pozornost trebaju obratiti na to da prilikom sastavljanja dokumentacije o nabavi jasno odrede sve podatke potrebne za uplatu novčanog pologa kao jamstva za ozbiljnost ponude. U protivnom izlažu se opasnost poništenja dijela dokumentacije. Tako je u rješenju KLASA: UP/II-034-02/16-01/282 od 12. svibnja 2019. godine DKOM poništio dokumentaciju o nabavi u dijelu u kojem je naručitelj omogućio uplatu novčanog pologa ali pritom nije naveo račun na koji polog treba biti uplaćen.