Sukladno članku 262. ZJN 2016 javni naručitelj može u bilo kojem trenutku tijekom postupka javne nabave, ako je to potrebno za pravilno provođenje postupka, provjeriti informacije navedene u europskoj jedinstvenoj dokumentaciji o nabavi kod nadležnog tijela za vođenje službene evidencije o tim podacima (npr. kaznena evidencija) sukladno posebnom propisu i zatražiti izdavanje potvrde o tome, uvidom u popratne dokumente ili dokaze koje već posjeduje, ili izravnim pristupom elektroničkim sredstvima komunikacije besplatnoj nacionalnoj bazi podataka na jeziku iz članka 280. stavka 2. ZJN 2016. Ako se ne može obaviti provjera ili ishoditi potvrda sukladno stavku 1. ovoga članka, javni naručitelj može zahtijevati od gospodarskog subjekta da u primjerenom roku, ne kraćem od pet dana, dostavi sve ili dio popratnih dokumenata ili dokaza.
U praksi je EOJN RH omogućio javnim naručiteljima izravan pristup izvatku iz sudskog registra za pravne osobe odosno izvatku iz obrtnog registra za obrtnike, potvrdi porezne uprave za pravne osobe i obrtnike, te kaznenoj evidenciji za fizičke osobe u srpnju 2018. godine, dok je za pravne osobe omogućio pristup kaznenoj evidenciji 14. siječnja 2019. godine. Do tada su kao dokaz o nepostojanju osnova za isključenje iz članka 251. ZJN 2016 odnosno dokaz za nekažnjavanje, ponuditelji dostavljali izjave o nekažnjavanju kako za gospodarski subjekt tako i za osobu koja je član upravnog, upravljačkog ili nadzornog tijela ili ima ovlasti zastupanja, donošenja odluka ili nadzora tog gospodarskog subjekta. Međutim, nakon srpnja 2018. godine i siječnja 2019. godine omogućen je izravan pristup naručiteljima kaznenoj evidenciji u Republici Hrvatskoj koju vodi Ministarstvo pravosuđa.
Evidenciji se pristupa na način da se u izborniku EOJN RH u dijelu „Rad s postupkom“ odabere opcija „Dohvat iz registara“. Važno je napomenuti da se, zasada, mogu dohvatiti gore navedeni dokumenti samo za ponuditelje bilo da se javlja gospodarski subjekt sam ili u zajednici gospodarskih subjekata, međutim, u ovom trenutku, nije moguće dohvatiti dokumente za podugovaratelje niti za gospodarske subjekte na koje se ponuditelj ili zajednica gospodarskih subjekata oslanja, stoga je za iste, navedene dokumente potrebno zatražiti dopisom kao ažurirane popratne dokumente.
Nakon što se odabere opcija „Dohvat iz registara“, EOJN RH prikaže popis svih ponuditelja, te je najprije potrebno na kraju stranice odabrati opciju „Spremi i dalje“, a nakon toga EOJN RH nas dalje vodi po svakom ponuditelju odnosno omogućuje odabir ponuditelja kojeg želimo te odabir dokaza koji želimo. Dakle, nakon što nas izbornik dovede do ponuditelja za kojeg želimo povući predmetne dokaze, potrebno je u koloni „Zatraži dokaz“, označiti koje dokaze želimo, te nakon što iste označimo pojavit će nam se napomena „Dohvat je u tijeku“.
Treba napomenuti da se odabirom rubrike „Kaznena evidencija“ aktivira traženje i za pravnu i za sve fizičke osobe, dakle ove opcije nisu odvojene. Također, može se pratiti tijek dohvata, tako primjerice ukoliko neka pravna osoba ima tri direktora, računa se da je potrebno četiri dohvata odnosno jedan za pravnu osobu te za tri fizičke osobe, te se u izborniku desno, pojavi napomena primjerice „Dohvat u tijeku ¾“ i sl. Što se tiče izvatka iz sudskog registra, isti je u pravilu isti dan prikazan u izborniku lijevo u PDF formatu, dok se izvadak iz kaznene evidencije te potvrda porezne mogu dobiti kroz par dana, također u izborniku lijevo u istom formatu.
Što učiniti ako se pokaže napomena da dohvat nije moguć, može li se ponovno zatražiti dokaz?
Da, jer ZJN 2016 nije propisano da se dohvat može tražiti samo jednom ukoliko prvo dohvaćanje dokumenata ne bude uspješno odnosno ukoliko naručitelj ne uspije prvim dohvatom dobiti tražene dokaze. Također, ukoliko se i nakon drugog pokušaja ponovno pojavi napomena da dohvat nije moguć, uputno je provjeriti sa stručnom službom EOJN RH o čemu se radi.
Je li moguće da EOJN RH ne povuče sve izvatke iz kaznene evidencije za fizičke osobe koje su navedene u sudskom registru?
Da, naime dokumenti se iz registara povlače temeljem OIB-a stoga je iznmno moguće, ako za određenu osobu nije unesen OIB u sudski registar, da za njega neće biti moguće dohvatiti izvadak iz kaznene evidencije. U takvim slučajevima dobro je imati i pisano obrazloženje stručne službe EOJN RH-a zašto dohvat nije bio moguć odnosno zašto nije moguće pribaviti potvrdu kaznene evidencije dohvatom iz EOJN RH.
Zaključno, često se postavlja pitanje za koje ponuditelje naručitelj može tražiti dohvat dokumenata iz registara.
Odgovor na to pitanje proizlazi iz članka 263. ZJN 2016 u kojem je navedeno da je naručitelj obvezan u postupku javne nabave velike vrijednosti, a u postupcima javne nabave male vrijednosti od ponuditelja koji je podnio ekonomski najpovoljniju ponudu zatražiti ažurirane popratne dokumente. Stoga, naručitelji ne trebaju povlačiti dokaze iz registara za ostale ponuditelje u postupku javne nabave, već samo za ekonomski najpovoljniju ponudu.