Zakon o javnoj nabavi propisuje da je naručitelj obvezan ažurno voditi Registar ugovora o javnoj nabavi i okvirnih sporazuma kao i da se sam Registar ugovora i sve njegove kasnije promjene objavljuju na internetskim stranicama.
Sadržaj, rok donošenja, način i rokovi objavljivanja, način promjene i druga pitanja vezana uz Registar ugovora definiraju se odredbama Pravilnika o planu nabave, registru ugovora, prethodnom savjetovanju i analizi tržišta u javnoj nabavi koji je stupio na snagu 01. siječnja 2018. godine. Pravilnik propisuje da je Naručitelj obvezan Registar ugovora i sve njegove kasnije promjene objaviti u standardiziranom obliku u EOJN RH u roku od osam dana od dana ustrojavanja ili promjene, a budući da je u Zakonu navedeno da će se način i rokovi objavljivanja definirati Pravilnikom, razvidno je da naručitelj nakon 31. prosinca 2017. godine nema obvezu objaviti Registar ugovora na svojoj internetskoj stranici.
Slijedom navedenoga, Registar ugovora uspostavlja se i ažurira u sustavu EOJN RH. Naručitelj je obvezan ustrojiti Registar ugovora u roku od 30 dana od dana sklapanja prvog ugovora ili okvirnog sporazuma te je isto tako obvezan ažurirati Registar ugovora prema potrebi, a najmanje jedanput u šest mjeseci.
Koje ugovore moramo objaviti i na koji način? Objavljuju se ugovori koji se odnose na predmete nabave čija je vrijednost jednaka ili veća od 20.000,00 kuna. Iznimka je predviđena na ugovore koji se sklapaju sukladno propisu kojim se uređuje javno – privatno partnerstvo i koncesije te na ugovore koji sadržavaju klasificirane podatke. Ugovori se objavljuju na dva načina:
- automatskim popunjavanjem registra – ugovori o javnoj nabavi i okvirni sporazumi, uključujući ugovore na temelju okvirnog sporazuma (tzv. tromjesečne objave ugovora), automatski se upisuju u registar objavom odgovarajuće obavijesti o dodjeli ugovora u EOJN
- ručno popunjavanje registra – ručno se dodaju, a po potrebi i ažuriraju, ugovori o jednostavnoj nabavi, koji nisu objavljeni na platformi EOJN te je naknadno moguće ažurirati ostale podatke koji nisu objavljeni u obrascu (npr. datum kada je ugovor ili okvirni sporazum, uključujući ugovore na temelju okvirnog sporazuma, izvršen u cijelosti i sl.)
Za nepoštivanje navedenih odredbi predviđene su i novčane kazne. Novčanom kaznom od 10.000 do 100.000 kuna kaznit će se za prekršaj pravna osoba koja je naručitelj ako ne objavi plan nabave ili registar ugovora te sve njihove kasnije promjene na internetskim stranicama.